Rewolucyjne zmiany w ustalaniu stażu pracy. Co pracownik i pracodawca muszą wiedzieć?
Wpis z dnia: 20-10-2025.
Staż pracy jest kluczowy dla nabycia wielu uprawnień pracowniczych, takich jak wymiar urlopu, długość wypowiedzenia, czy świadczenia stażowe w budżetówce. Nadchodząca nowelizacja Kodeksu pracy (ustawa wejdzie w życie 1 stycznia 2026 r., a dla pracodawców spoza sektora finansów publicznych 1 maja 2026 r. wprowadza rewolucyjne zmiany w sposobie jego ustalania, zwłaszcza w zakresie uwzględniania okresów aktywności poza etatem.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje na temat nowych zasad.
Nowe okresy zaliczeniowe: przedsiębiorczość i umowy cywilnoprawne
Do tej pory okresy prowadzenia własnej firmy lub pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia) nie były wliczane do pracowniczego stażu pracy. To stawiało osoby, które decydowały się na taką formę działalności, w gorszej sytuacji po podjęciu pracy na etacie.
Nowelizacja ma na celu wyrównanie szans i wprowadza do stażu ogólnego nowe okresy zaliczalne. Należą do nich m.in.:
- prowadzenie własnej firmy (pozarolniczej działalności) oraz okresy bycia osobą współpracującą, za które zostały opłacone należne składki.
- wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług (do której stosuje się przepisy o zleceniu) oraz umowy agencyjnej, pod warunkiem, że osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
- okresy bycia członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych.
- praca zarobkowa za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.
- okresy pełnienia służby w Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej.
Nowe okresy zaliczalne będą wliczane do ogólnego stażu pracy, od którego zależy np. wymiar urlopu wypoczynkowego, a w sferze budżetowej również dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe.
Zliczanie okresów do stażu zakładowego
Staż zakładowy to okres zatrudnienia u danego pracodawcy, od którego zależy m.in. długość wypowiedzenia umowy o pracę czy wysokość odprawy z tytułu zwolnień grupowych.
Nowe okresy zaliczalne mogą być uwzględnione w stażu zakładowym, ale tylko pod jednym warunkiem: praca ta musiała być świadczona na rzecz tego pracodawcy, u którego później podjęto zatrudnienie w ramach stosunku pracy.
Przykład: Jeśli pracownik prowadził własną firmę i w jej ramach świadczył usługi dla swojej obecnej firmy na etacie (np. na podstawie umowy zlecenia), to ten konkretny okres współpracy zostanie zaliczony do stażu zakładowego. Cały okres prowadzenia firmy zostanie natomiast wliczony do ogólnego stażu pracy.
Działanie wstecz i roszczenia
Nowe przepisy umożliwią zaliczenie do stażu pracy okresów (np. pracy na zleceniu czy prowadzenia firmy) przypadających przed wejściem w życie nowelizacji (przed 1 stycznia lub 1 maja 2026 r.).
Ważne kwestie:
- brak ram czasowych: Nie ma określonej granicy, jak daleko wstecz można zaliczać udokumentowane okresy. Trzyletni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy nie jest ograniczeniem przy uwzględnianiu okresów zaliczalnych z przeszłości.
- brak wyrównania świadczeń: Mimo uwzględnienia okresów z przeszłości, uprawnienia pracownicze (np. wyższy dodatek stażowy) będą przysługiwały dopiero od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej (od 1 stycznia lub 1 maja 2026 r.). Nie powstaną roszczenia o uzupełnienie świadczeń za okresy wsteczne.
Jak udokumentować nowe okresy?
Inicjatywa leży po stronie pracownika – to on musi zgłosić i udokumentować nowy okres zaliczalny. Nie wystarczy samo oświadczenie.
Podstawowy sposób dokumentowania to zaświadczenie z ZUS:
Rodzaj zaświadczenia | Okresy, których dotyczy |
|---|---|
| Zaświadczenie o opłaceniu składek (emerytalnych, rentowych lub wypadkowych) | Prowadzenie pozarolniczej działalności i bycie osobą współpracującą; zawieszenie działalności lub sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem. |
| Zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniom (emerytalnemu i rentowemu) | Wykonywanie umowy zlecenia/agencyjnej, bycie osobą współpracującą, bycie członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej. |
| Zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego | Okresy niepodlegania ubezpieczeniom emerytalno-rentowym (np. w ramach tzw. ulgi na start). |
Ważne limity i wyjątki:
- wniosek o zaświadczenie z ZUS składa się wyłącznie elektronicznie.
- ZUS wydaje zaświadczenia tylko na podstawie danych posiadanych w swoim systemie (gromadzone od 1 stycznia 1999 r.).
- okresy wcześniejsze (sprzed 1 stycznia 1999 r.) oraz okresy, dla których ZUS nie ma danych, pracownik musi udokumentować bezpośrednio pracodawcy innymi dokumentami (np. umową, rachunkami).
- praca zarobkowa za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy może być udokumentowana każdym dokumentem, który wiarygodnie potwierdza ten okres. W razie wątpliwości pracodawcy, to pracownik musi przedstawić np. tłumaczenie przysięgłe.
- pracownik ma 24 miesiące od wejścia w życie ustawy (w odniesieniu do danego pracodawcy) na udokumentowanie nowego okresu zaliczalnego – po tym terminie pracodawca może odmówić jego uwzględnienia.