Okulary i soczewki kontaktowe dla pracowników. Kompletny przewodnik dla pracodawców.

Wpis z dnia: 22-07-2025.

W dzisiejszych czasach, gdy praca przy monitorze ekranowym stała się normą, dbanie o wzrok pracowników jest kluczowe nie tylko dla ich komfortu, ale także dla efektywności i zgodności z przepisami. W Polsce, przepisy BHP jasno określają obowiązki pracodawców w zakresie zapewnienia okularów lub soczewek kontaktowych. Ten artykuł to kompleksowy przewodnik, który wyjaśni wszelkie kwestie związane z refundacją kosztów zakupu okularów i szkieł kontaktowych, zarówno od strony prawnej, jak i podatkowo-księgowej.

Podstawa prawna i obowiązki pracodawcy

Polskie prawo pracy jednoznacznie wskazuje pracodawcę jako podmiot odpowiedzialny za bezpieczeństwo i higienę pracy w zakładzie. Art. 207 § 1-2 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek ochrony zdrowia i życia pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, z wykorzystaniem najnowszych osiągnięć nauki i techniki. Co ważne, koszty działań związanych z BHP w żadnym wypadku nie mogą obciążać pracowników.

Konkretne obowiązki dotyczące wzroku precyzuje § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 58). Zgodnie z tym przepisem, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, jeśli wyniki badań okulistycznych (przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej) wskażą taką potrzebę do pracy przy monitorze ekranowym.

Kto jest „pracownikiem” w kontekście rozporządzenia?

Rozporządzenie definiuje „pracownika” bardzo szeroko, obejmując nim każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, która użytkuje monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Warto zwrócić uwagę na istotną zmianę, która weszła w życie 17 listopada 2023 r. Nowelizacja rozporządzenia wprost nałożyła na pracodawcę obowiązek zapewnienia również szkieł kontaktowych, a nie tylko okularów. Jest to odpowiedź na rosnącą popularność soczewek kontaktowych i ich coraz częstsze wykorzystanie w codziennej pracy.

Ustalanie zasad refundacji: rola pracodawcy

Ponieważ przepisy ogólnie określają obowiązki pracodawcy, to pracodawca samodzielnie ustala szczegółowe zasady dotyczące prawa do zwrotu kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych oraz wysokość tej refundacji. Te ustalenia powinny znaleźć się w wewnętrznych dokumentach firmy:

W regulaminie pracy, jeśli taki obowiązuje w zakładzie.
W zarządzeniu pracodawcy, jeśli firma nie posiada regulaminu.

Zapisy te powinny być precyzyjne i zawierać kluczowe informacje, takie jak:

Grupa pracowników, której przysługuje prawo do okularów lub szkieł kontaktowych.
Procedura ubiegania się o refundację, w tym wykaz wymaganych dokumentów od pracownika.
Wysokość zwrotu oraz sposób jej ustalania (np. limit kwotowy).

W praktyce refundacja najczęściej odbywa się poprzez dokonanie zakupu przez pracownika (po wcześniejszym uzgodnieniu z pracodawcą) i późniejszy zwrot poniesionych kosztów na podstawie faktury wystawionej na pracownika.

Aspekty podatkowe i składkowe refundacji

Kwestie opodatkowania i oskładkowania zwrotu kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych są często źródłem wątpliwości. Rozwiejmy je!

Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT)

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, wartość okularów lub szkieł kontaktowych sfinansowanych przez pracodawcę stanowi co prawda przychód pracownika ze stosunku pracy, ale może korzystać ze zwolnienia od podatku. Aby tak się stało, muszą być spełnione łącznie wszystkie warunki określone w przepisach rozporządzenia w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Jeśli te warunki są spełnione, to wartość świadczenia otrzymanego przez pracownika jest wolna od podatku dochodowego w pełnej wysokości, gdyż przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych limitów kwotowych.

Ważne: Zwolnienie to ma zastosowanie również w przypadku, gdy pracownik wystąpi z prośbą o wcześniejsze badania wzroku (przed upływem terminu badania okresowego) w związku z pogorszeniem się wzroku, a lekarz potwierdzi konieczność zastosowania lub wymiany okularów/soczewek. Takie stanowisko potwierdził m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 20 lutego 2025 r. (nr 0112-KDIL2-1.4011.935.2024.2.DJ).

Składki na Ubezpieczenia Społeczne (ZUS)

Co do zasady, przychód pracownika ze stosunku pracy podlega oskładkowaniu. Jednakże, w odniesieniu do zwrotu kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych na zasadach określonych w przepisach BHP, świadczenie to jest wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS.

Podstawą prawną jest § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316). Przepis ten wyłącza z podstawy wymiaru składek wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalentów za te świadczenia.

Oznacza to, że jeśli obowiązek zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok wynika z badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej dla pracowników użytkujących monitory ekranowe co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, to zwrot kosztów ich zakupu nie podlega oskładkowaniu.

Podobnie jak w przypadku PIT, wyłączenie z oskładkowania ma zastosowanie również w sytuacji, gdy pracodawca refunduje koszty zakupu okularów/szkieł wynikające z dodatkowych badań okulistycznych przeprowadzonych na wniosek pracownika. Potwierdza to interpretacja indywidualna Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie z 27 lipca 2023 r. (nr DI/200000/43/715/2023).

Kiedy refundacja podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Należy pamiętać, że wszelkie odstępstwa od zasad BHP mogą mieć konsekwencje podatkowo-składkowe. Jeśli pracodawca zrefunduje pracownikowi koszt zakupu okularów lub szkieł kontaktowych niezgodnie z przepisami BHP (np. bez odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego o konieczności ich stosowania, wystawionego w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej), to w takim przypadku wypłacona kwota będzie podlegała zarówno opodatkowaniu PIT, jak i oskładkowaniu ZUS.

Wydatki na okulary/soczewki w kosztach podatkowych pracodawcy

Dobra wiadomość dla pracodawców! Wydatki poniesione na zapewnienie pracownikom okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych do pracy przy monitorze, zgodnie z przepisami BHP, stanowią koszt uzyskania przychodu.

Zgodnie z ogólną zasadą zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie są one wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki na okulary i soczewki, uznawane za tzw. koszty pracownicze, są ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i mają na celu zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, co przekłada się na efektywność i ciągłość działalności. Nie zostały one wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie ustaw o podatku dochodowym.

Brak prawa do odliczenia VAT z faktury za okulary/soczewki

Kwestia odliczenia podatku VAT z faktur za okulary lub szkła kontaktowe jest nieco bardziej skomplikowana i często budzi wątpliwości. Mimo że pracodawca ponosi koszt, generalnie nie przysługuje mu prawo do odliczenia VAT z takiej faktury.

Zgodnie z ogólną zasadą, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia towarów i usług, o ile są one wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających m.in. z faktur otrzymanych przez podatnika.

Problem pojawia się w przypadku okularów lub soczewek. Jeśli nabywcą jest pracownik, a pracodawca jedynie zwraca mu koszty na podstawie faktury wystawionej na pracownika, to pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT z takiej faktury. Dzieje się tak, ponieważ podmiotem, który faktycznie nabył towar i rozporządza nim jak właściciel, jest pracownik, a nie pracodawca.

Co więcej, nawet jeśli faktura za okulary lub szkła kontaktowe zostanie wystawiona na pracodawcę, organy podatkowe konsekwentnie wskazują, że pracodawcy nadal nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przykładem takiego stanowiska jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 maja 2017 r. (nr 2461-IBPP2.4512.94.2017.2.AZE), w której czytamy:

„(...) Z samego faktu wystawienia faktury na pracodawcę nie można wywodzić prawa do odliczenia podatku wynikającego z tej faktury, jeżeli pracodawca ten nie nabywa faktycznie okularów (nie dochodzi do przeniesienia rozporządzania okularami jak właściciel pomiędzy zakładem optycznym a pracodawcą). (...) w sytuacji, gdy prawo do rozporządzania towarem jak właściciel przysługuje pracownikowi, pracodawca nie ma prawa do odliczenia podatku związanego z nabyciem okularów korekcyjnych, które są wykorzystywane przez jego pracowników również podczas wykonywania obowiązków służbowych. Bez znaczenia w tej sytuacji pozostaje kwestia, że to pracodawca, który realizuje obowiązek wynikający z odrębnych przepisów prawa, finansuje zakup okularów pracownikowi. Zatem Wnioskodawca nie może odliczyć podatku VAT naliczonego dotyczącego faktury za szkła korekcyjne (okulary, soczewki kontaktowe) dofinansowane pracownikowi (...)„.

Podsumowując, niezależnie od tego, na kogo wystawiona jest faktura, organy podatkowe stoją na stanowisku, że brak jest prawa do odliczenia VAT, ponieważ to pracownik staje się faktycznym „właścicielem” okularów lub soczewek.

Podsumowanie i kluczowe wnioski

Zapewnienie pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok to nie tylko kwestia dobrej woli, ale przede wszystkim obowiązek pracodawcy wynikający z przepisów BHP. Prawidłowe uregulowanie tej kwestii w wewnętrznych dokumentach firmy jest kluczowe dla uniknięcia problemów z urzędem skarbowym i ZUS.

Pamiętaj, że:

Refundacja kosztów okularów/soczewek jest wolna od PIT i ZUS, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów BHP i odpowiedniej dokumentacji.
Wydatki te stanowią koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy.
Nie ma prawa do odliczenia VAT z faktur za okulary/soczewki, niezależnie od tego, na kogo została wystawiona faktura, ponieważ to pracownik jest ostatecznym użytkownikiem i „właścicielem” korekty wzroku.
Należy precyzyjnie określić zasady refundacji w wewnętrznych regulacjach firmy, w tym limity kwotowe.

Dbałość o wzrok pracowników to inwestycja w ich zdrowie, komfort i efektywność pracy. Postępując zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawcy mogą w pełni wywiązać się ze swoich obowiązków, jednocześnie optymalizując koszty i unikając nieporozumień.