Prowadzenie rozrachunków klienta na podstawie KPiR – praktyczne rozwiązania
(01-08-2023)
Biuro rachunkowe odpowiedzialne za prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów stoi przed poważnym wyzwaniem monitorowania rozrachunków dla swoich klientów. Choć formalnie nie istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji należności i zobowiązań, z różnych powodów potrzeba ich ścisłego monitorowania. Pozniżej kilka istotnych kwestii na które należy zwrócić uwagę:
- korygowanie podatku VAT – jeśli klient opóźni uregulowanie zobowiązań, biuro rachunkowe musi korygować naliczony podatek VAT zgodnie z art. 89b ustawy o VAT, a następnie dokonać odwrotnej korekty po uregulowaniu płatności.
- korekta podstawy opodatkowania w VAT – w przypadku nieotrzymania płatności od klienta, biuro musi skorygować podstawę opodatkowania i należny VAT zgodnie z art. 89a ustawy o VAT (tzw. ulga na złe długi) oraz poprawić te dane po spłacie należności.
- korekta podstawy opodatkowania w podatku dochodowym od osób fizycznych – w zakresie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, biuro musi również uwzględniać kwestie związane z art. 26i i art. 44 ust. 17 ustawy o PIT (tj. ulga na złe długi) i dokonywać korekty tych stanów po uregulowaniu płatności.
- prawidłowe rozliczenie VAT w przypadku faktur z metodą kasową – biuro musi odpowiednio rozliczać VAT dla faktur wystawianych przez klientów, którzy stosują metodę kasową dla potrzeb VAT.
Dodatkowo, biuro musi kontrolować, czy pewne płatności klientów zostały uiszczone lub otrzymane zgodnie z przepisami ustawy o VAT dotyczącymi split payment (podzielonej płatności). W tym celu, biuro będzie wymagało dostępu do wyciągów bankowych klientów, co pozwoli na weryfikację takich transakcji. Podobnie, biuro będzie musiało upewnić się, że płatności za transakcje powyżej 15 000 zł były realizowane za pośrednictwem rachunku bankowego, aby uniknąć skutków podatkowych wynikających z odstępstw od tego wymogu.
Biuro rachunkowe powinno zatem zdobyć wiedzę o stanie rozrachunków klienta i ich rozliczeniach. Istnieją trzy podejścia do tego zagadnienia:
- biuro otrzymuje informacje o zdarzeniach związanych z rozrachunkami, które mają skutki podatkowe, bezpośrednio od klienta, np. drogą e-mailową.
- biuro otrzymuje wyciągi z konta bankowego klienta i samo rozpoznaje takie stany, ale nie prowadzi pełnej ewidencji rozrachunków.
- biuro otrzymuje wyciągi lub stosowne pliki do importu operacji bankowych i prowadzi pełną ewidencję rozrachunków klienta, korzystając z funkcjonalności dostępnego oprogramowania księgowego.
Pierwsze rozwiązanie wymaga, aby klient był świadomy swoich obowiązków i uprawnień podatkowych, musi samodzielnie identyfikować te zdarzenia i zgłaszać je do biura rachunkowego. Istnieją przedsiębiorcy, którzy sami prowadzą ewidencję rozrachunków i są w stanie „wyłapać” te zdarzenia i zgłaszać je do biura rachunkowego w celu odpowiedniego rozliczenia podatkowego.
Drugie rozwiązanie może być zastosowane u klientów, którzy prowadzą działalność w niewielkim zakresie i dokonują niewielu operacji bankowych.
Trzecie rozwiązanie jest najbardziej kompleksowe, ponieważ biuro rachunkowe, oprócz ustawowego obowiązku prowadzenia księgi podatkowej, ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz rejestrów VAT, musi prowadzić pełną ewidencję rozrachunków klienta i samo identyfikować stany wiążące się z rozliczeniami podatkowymi zgodnie z konkretnym stanem rozrachunków.
Aby uniknąć sporów między klientem a biurem rachunkowym, wynikających z nieuregulowanych kwestii związanych z rozrachunkami, konieczne jest dokładne umocowanie tego zagadnienia w umowie o obsługę pomiędzy klientem a biurem rachunkowym.
Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego z naszym biuro rachunkowe Poznań.