Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Firmy z sektora MŚP oraz jednoosobowe działalności gospodarcze jako formę prowadzenia księgowości najczęściej przyjmują księgę przychodów i rozchodów. Jest to uproszczony rodzaj ewidencji, na którą może zdecydować się tylko część przedsiębiorców, spełniających określone prawem warunki.

Księga przychodów i rozchodów – kto może ją prowadzić?

Pełna księgowość wymaga prowadzenia zdecydowanie bardziej szczegółowej ewidencji niż księga przychodów i rozchodów. Kiedy więc nie ma konieczności, aby przedsiębiorca przeszedł na księgi rachunkowe, warto korzystać z uproszczonej formy, czyli właśnie KPiR.

Księgę przychodów i rozchodów mogą założyć osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą indywidualnie oraz spółki partnerskie, spółki jawne osób fizycznych i spółki cywilne osób fizycznych.

Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Księgę tę na dany rok podatkowy mogą założyć:

• osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą indywidualnie,
• spółki partnerskie,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki cywilne osób fizycznych,

pod warunkiem że będą stosować opodatkowanie według skali podatkowej lub podatkiem liniowym. Jeżeli wspomniane podmioty kontynuują działalność gospodarczą, prawo prowadzenia przez nie w danym roku podatkowej księgi uzależnione jest od wysokości przychodów, o których mowa w art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągniętych w roku poprzednim (art. 24a ust. 1 i 4 ustawy PIT). Przychody te muszą być niższe od kwoty stanowiącej równowartość w walucie polskiej kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości. Kwota limitu przychodów decydująca o obowiązku zaprowadzenia ksiąg rachunkowych w 2018 r. wynosi 2 000 000 euro.

Firmy, które odpowiadają powyższym uwarunkowaniom, mogą prowadzić księgę przychodów i rozchodów samodzielnie lub powierzyć to zadanie biuru rachunkowemu. W drugim przypadku to zewnętrzny partner będzie czuwał nad prawidłowym ewidencjonowaniem danych finansowych. Biuro rachunkowe może znacznie odciążyć firmę, biorąc część jej obowiązków na siebie.

Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Podobnie jak księgi rachunkowe, które muszą prowadzić m.in. firmy z przychodem netto przekraczającym kwotę dwóch milionów euro, tak i KPiR musi być prowadzona według pewnych reguł.
Zasady rozliczeń przy pomocy podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Rozporządzenie jak wskazuje sam tytuł przedstawia sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem.

Miejsce i termin przechowywania księgi

Księga oraz dowody, na podstawie których są dokonywane zapisy w księdze, muszą znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. Wyjątek dotyczy podatników:

• prowadzących działalność gospodarczą w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego. W tym przypadku księga musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli zaś podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży, to w miejscu wykonywania działalności musi znajdować się co najmniej ta ewidencja,
• którzy zlecili prowadzenie księgi biuru rachunkowemu. Księga w tym przypadku powinna być przechowywana w miejscu wskazanym przez podatnika. Określa się je w umowie z biurem rachunkowym,
• prowadzących przedsiębiorstwa wielozakładowe. Księgi w tym przypadku muszą znajdować się w każdym zakładzie. Można jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencje szczególne (w działalności kantorowej – ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych, w działalności lombardowej – ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy).

Termin przechowywania księgi określa art. 86 ustawy – Ordynacja podatkowa. Na jego podstawie podatnicy obowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. To zaś następuje po pięciu latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 Ordynacji podatkowej).

Warunki jakie musi spełniać księga

Księga przychodów i rozchodów stanowi szczególny rodzaj dowodu w postępowaniu podatkowym lub kontrolnym. Dowodem tym są jednak tylko wtedy, gdy podatnik prowadzi je rzetelnie i zgodnie z ustalonymi wymogami. Ordynacja podatkowa stawia dwa ogólne warunki prowadzenia ksiąg podatkowych: rzetelność i niewadliwość.

Księgi podatkowe są rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a zatem umożliwiają ustalenie prawidłowej kwoty podstawy opodatkowania. Księgi rzetelne powinny zatem zawierać poprawne zapisy dotyczące wszystkich zdarzeń mających wpływ na rozliczenia podatkowe danej jednostki.

Za niewadliwe uważa się natomiast księgi podatkowe, które prowadzone są zgodnie z przepisami prawa. W tym przypadku chodzi o to, by księgi podatkowe nie zawierały błędów formalnych, czyli żeby podczas wprowadzania danych do ksiąg nie popełniano pomyłek.

Biuro rachunkowe jako cenne wsparcie w biznesie

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, chociaż dużo prostsze niż pełna księgowość, wymaga jednak pewnej wiedzy. Nasze biuro rachunkowe pomaga wielu przedsiębiorcom w prawidłowym prowadzeniu tej ewidencji. Główny obszar naszego działania to Poznań, ale jesteśmy otwarci na współpracę z przedsiębiorcami z innych rejonów kraju.