Wiedza

W 2025 r. e-Doręczenia obowiązkowe dla przedsiębiorców z KRS.

Wpis z dnia: 15-03-2025.

Rewolucja w Komunikacji Urzędowej! Twoja firma musi przygotować się na e-Doręczenia!

Czy Twoja firma jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)? Zbliża się ważna zmiana, która wpłynie na sposób, w jaki otrzymujecie korespondencję od organów publicznych. Od 1 stycznia 2025 roku e-Doręczenia stają się obowiązkowe dla większości podmiotów publicznych oraz części podmiotów niepublicznych, w tym dla przedsiębiorców z KRS.

Nie czekaj na ostatnią chwilę! Biuro Rachunkowe AWM Zarządzanie Rachunkowością Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu pomoże Twojej firmie sprawnie przejść przez proces wdrożenia e-Doręczeń. Zapewnimy Ci kompleksowe wsparcie i doradztwo, abyś mógł skupić się na rozwoju swojego biznesu, mając pewność, że Twoja korespondencja urzędowa jest bezpieczna i terminowo dostarczana.

Co to są e-Doręczenia i dlaczego stają się obowiązkowe?

Głównym celem e-Doręczeń jest zastąpienie tradycyjnych listów poleconych z urzędu ich elektroniczną formą. Aby to było możliwe, zarówno nadawca (organ publiczny), jak i odbiorca (Twoja firma) muszą posiadać adres do e-Doręczeń. Ustawodawca nałożył obowiązek posiadania takiego adresu na:

  • Nowo powstających przedsiębiorców podlegających wpisowi do KRS od 1 stycznia 2025 roku – muszą uzyskać adres do e-Doręczeń już podczas rejestracji.
  • Przedsiębiorców z KRS wpisanych do rejestru przed 1 stycznia 2025 roku – mają niecałe 3 miesiące, a dokładnie do 1 kwietnia 2025 roku, na uzyskanie adresu do e-Doręczeń.

Kogo dokładnie dotyczy obowiązek e-Doręczeń w KRS?

Ustawa o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.), znowelizowana ustawą z dnia 21 listopada 2024 r. (Dz. U. poz. 1841), precyzuje, że obowiązek korzystania z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku obejmuje:

  • Podmioty publiczne.
  • Określone podmioty niepubliczne, w tym:
    • Przedsiębiorców z KRS (wpisanych do rejestru przedsiębiorców).
    • Przedsiębiorców z CEIDG.
    • Przedstawicieli określonych zawodów zaufania publicznego.

Ważne rozróżnienie! Obowiązek e-Doręczeń dotyczy wyłącznie podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS. Oznacza to, że podmioty wpisane jedynie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej nie mają obowiązku korzystania z e-Doręczeń, choć mogą to zrobić dobrowolnie. Jeśli jednak taki podmiot rozpocznie działalność gospodarczą, będzie podlegał wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS i tym samym obowiązkowi e-Doręczeń.

Co do zasady, podmioty z rejestru przedsiębiorców KRS są traktowane jako podmioty niepubliczne. Wyjątkiem są sytuacje, gdy spełniają kryteria definicji podmiotu publicznego zawartej w art. 2 pkt 6 lit. c) ustawy (np. spółki z większościowym udziałem Skarbu Państwa czy jednostek samorządu terytorialnego). Nasz artykuł skupia się na obowiązkach podmiotów niepublicznych z rejestru przedsiębiorców KRS.

Kluczowe Terminy dla Przedsiębiorców z KRS:

  • Podmioty składające wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS od 1 stycznia 2025 roku: Muszą uzyskać adres do e-Doręczeń już na etapie rejestracji.
  • Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku: Mają czas do 1 kwietnia 2025 roku na uzyskanie adresu do e-Doręczeń. Nie przegap tego terminu!

Na czym polega obowiązek korzystania z e-Doręczeń?

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy, obowiązek ten sprowadza się do konieczności posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE). Adres ten musi być powiązany z:

  • Publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), świadczoną przez operatora wyznaczonego (obecnie Poczta Polska S.A.), która jest bezpłatna.
  • lub komercyjną usługą, określoną w ustawie jako kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (kwalifikowana usługa RDE), świadczoną odpłatnie przez podmioty komercyjne spełniające określone standardy bezpieczeństwa i wiarygodności.

Ważne! Wpis Twojego adresu do e-Doręczeń do BAE jest równoznaczny z Twoim żądaniem doręczania Ci korespondencji przez podmioty publiczne na ten właśnie adres (art. 7 ust. 1 ustawy). Oznacza to, że Twoje obowiązki jako spółki handlowej będącej podmiotem niepublicznym koncentrują się na odbieraniu korespondencji wysyłanej przez instytucje publiczne.

Jak wybrać dostawcę usługi e-Doręczeń?

Przedsiębiorca z KRS musi podjąć decyzję, czy chce korzystać z:

  • Bezpłatnej usługi publicznej (PURDE) oferowanej przez Pocztę Polską S.A.
  • Odpłatnej kwalifikowanej usługi RDE świadczonej przez podmioty komercyjne.

Nawet jeśli zdecydujesz się na PURDE, w przyszłości będziesz mógł zmienić dostawcę i przejść na kwalifikowaną usługę RDE, pod warunkiem że Twój nowy adres do e-Doręczeń również zostanie wpisany do BAE. Co więcej, rezygnując z PURDE, możesz zachować swój dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych, o ile jest on powiązany z kwalifikowaną usługą RDE i wpisany do BAE.

Kto zarządza Twoją skrzynką e-Doręczeń?

Każdy podmiot niepubliczny z KRS jest zobowiązany do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń (art. 19 ust. 1 ustawy). To administrator aktywuje skrzynkę (instrukcje są przesyłane e-mailem) i odpowiada za jej zarządzanie, w tym:

  • Wysyłanie i odbieranie korespondencji.
  • Zarządzanie zgromadzoną korespondencją.
  • Konfigurowanie skrzynki doręczeń.

Decyzje dotyczące wyboru dostawcy usługi i administratora skrzynki doręczeń powinny być podejmowane zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w Twojej spółce (np. uchwała wspólników w spółce jawnej, uchwała zarządu w spółce z o.o.). Przy ich podejmowaniu warto uwzględnić wielkość firmy, liczbę osób odpowiedzialnych za obieg dokumentów oraz posiadane systemy informatyczne.

W przypadku wyboru kwalifikowanej usługi RDE, dalsze kroki należy podjąć zgodnie z instrukcjami wybranego dostawcy.

Wybierasz PURDE? Zobacz, jak to działa!

Utworzenie adresu do e-Doręczeń powiązanego z PURDE oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń dla podmiotów z KRS może nastąpić na dwa sposoby:

  • Na podstawie wniosku.
  • Automatycznie, w wyniku wymiany danych między KRS (a od 1 czerwca 2025 r. także między operatorem wyznaczonym) a ministrem właściwym ds. informatyzacji (art. 11 ustawy).

Ministerstwo Sprawiedliwości potwierdziło, że system eKRS, w tym podsystemy eFormularze PRS i S-24, jest gotowy na wdrożenie przepisów dotyczących e-Doręczeń wchodzących w życie 1 stycznia 2025 roku. Z tym dniem zaczął obowiązywać m.in. art. 19f ustawy o KRS, który reguluje zasady podawania danych dotyczących adresu do e-Doręczeń we wniosku o wpis do KRS.

Składając wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS:

  • Jeśli nie masz adresu do e-Doręczeń i zamierzasz korzystać z PURDE: Musisz wskazać dane niezbędne do jego utworzenia, takie jak adres do korespondencji oraz informacje o administratorze skrzynki doręczeń (imię i nazwisko, adres e-mail).
  • Jeśli korzystasz z kwalifikowanej usługi RDE i masz już adres, który nie jest wpisany do BAE: Musisz podać ten adres oraz oznaczenie dostawcy usługi. Może to dotyczyć np. spółki z o.o. w organizacji, która uzyskała adres na wniosek, ale nie został on jeszcze wpisany do BAE.
  • Jeśli posiadasz już adres do e-Doręczeń wpisany do BAE i Twoje dane są aktualne: Składasz oświadczenie o posiadaniu takiego adresu i aktualności danych (art. 19f ust. 2 ustawy o KRS).

Po dokonaniu wpisu do KRS, dane z Twojego wniosku zostaną przekazane do ministra właściwego ds. informatyzacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 16 ust. 1 ustawy). Podobnie, wszelkie zmiany danych podmiotu lub jego wykreślenie z KRS spowoduje przekazanie zaktualizowanych informacji do ministra w celu aktualizacji danych w BAE (art. 20 ust. 1c ustawy o KRS).

Aktywacja Twojego adresu e-Doręczeń (PURDE):

Po utworzeniu adresu do e-Doręczeń powiązanego z PURDE, minister właściwy ds. informatyzacji wyśle informację o tym na adres e-mail administratora skrzynki. Administrator powinien aktywować skrzynkę zgodnie z otrzymanymi instrukcjami. Aktywacja umożliwi pełne zarządzanie skrzynką.

Następnie minister dokona wpisu Twojego adresu do e-Doręczeń do BAE i bezpłatnie prześle informację o tym wpisie już na Twój nowy adres do e-Doręczeń (art. 16 ust. 2-4 ustawy).

Dane o Twoim adresie e-Doręczeń z BAE zostaną automatycznie przekazane do KRS i zamieszczone w rejestrze. Ten wpis jest zwolniony z opłaty sądowej i nie podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (art. 20 ust. 1aa i ust. 1d ustawy o KRS).

Nie czekaj na ostatnią chwilę! Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym [Nazwa Twojego Biura Rachunkowego] już dziś!

Zapewnimy Ci profesjonalne wsparcie w procesie wdrożenia e-Doręczeń, doradzimy w wyborze najlepszego rozwiązania dla Twojej firmy i pomożemy w dopełnieniu wszelkich formalności. Dzięki naszej pomocy unikniesz stresu i błędów, a Twoja firma będzie w pełni przygotowana na nadchodzące zmiany.

Skontaktuj się z nami:

  • Telefon: 61 66 24 487
  • E-mail: biuro@awmzr.pl
  • Odwiedź nas: ul. Grodziska 37 w Poznaniu
  • Strona internetowa: awmzr.pl

#eDoręczenia #KRS #Obowiązek #Przedsiębiorcy #BiuroRachunkowe #Księgowość #Poznań #ListPolecony #Urząd #KomunikacjaElektroniczna #NowePrzepisy #Termin #1Styczeń2025 #1Kwiecień2025 #PURDE #KwalifikowanaUsługaRDE #BAE #AdministratorSkrzynki #WniosekDoKRS #RejestracjaFirmy #ObsługaKsięgowa #DoradztwoPodatkowe #BezpieczeństwoDanych #Efektywność #TwojeBiuroRachunkowePoznań

Wróć do listy