Samochód pracownika w jazdach lokalnych.
Źródło: biuro rachunkowe AMS Zarządzanie Rachunkowością Sp. z o.o. sp.k., 25-07-2016 r.
Pracownik wykorzystujący prywatny samochód osobowy do celów służbowych może otrzymać zwrot poniesionych z tego tytułu wydatków na mocy umowy cywilnoprawnej zawartej z pracodawcą. Strony mogą w umowie ustalić zwrot kosztów używania do celów służbowych pojazdu będącego w posiadaniu danego pracownika w formie:
- miesięcznego ryczałtu albo
- na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówki).
Warunki zwrotu poniesionych wydatków
W przypadku otrzymywania przez pracownika miesięcznego ryczałtu zwrotu dokonuje się na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu z uwzględnieniem ilości dni nieobecności pracownika w miejscu pracy. Dla zwrotu poniesionych wydatków na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów pracownik jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, która podlega zatwierdzeniu przez pracodawcę.
Przychód pracownika
Kwoty ryczałtu jak i kilometrówki otrzymane od pracodawcy w związku z używaniem przez pracownika w jazdach lokalnych prywatnego samochodu do potrzeb służbowych stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy i co do zasady, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Powyższy zwrot może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania tylko w wyjątkowych sytuacjach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i dotyczy tylko niektórych pracowników np. listonoszom, pracownikom służb leśnych.
Własność pojazdu
Należy również zwrócić uwagę, że nie ma wymogu, aby pojazd, na który zostanie przyznany ryczałt na jazdy lokalne lub kilometrówka, był własnością pracownika. Nie ma więc przeszkód, aby ryczałt był przyznany na pojazd, którego właścicielem jest np. współmałżonek albo inny członek rodziny pracownika.
Składki ZUS
Ryczałty na jazdy lokalne nie podlegają oskładkowaniu. To wyłączenie wprowadza § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.), ale obejmuje ono tylko kwoty ustalone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.
Koszty u pracodawcy
Wydatki na ryczałty za jazdy lokalne dla pracowników należą do kosztów pracowniczych, które wykazują związek (zazwyczaj pośredni) z uzyskiwanymi przez pracodawcę przychodami. Wydatki takie pracodawca może zatem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Powyższe wynika z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.